Organiseren van een sneeuwbaleffect

De jonge fusiegemeente Altena greep de herindeling aan om de (toekomst)visie op de nieuwe gemeente samen met inwoners vorm te geven en met initiatieven vanuit de betrokken kernen aan de slag te gaan. Al experimenterend deden ambtenaren, een groep initiatiefnemers, bestuurders en raadsleden waardevolle ervaring op met het nieuwe samenspel. Voor Altena aanleiding om – toen de fusie een feit was - door te pakken op deze lijn. Omdat je de complexe vraagstukken van vandaag als overheid en samenleving alleen samen echt goed kunt aanpakken. Maar hoe veranker je die responsieve manier van werken in je organisatie en hoe neem je de rest van je medewerkers daar in mee? De gemeente vroeg Zet een ontwikkelteam mee in te richten.

Foto: Marcel Fränzel, Annemarie de Stigter en Claran Wielenga

SAMEN ONTWERPEN

De directeur extern wilde de al eerder opgedane kennis en lessen samenvoegen om van daaruit een sneeuwbaleffect te krijgen binnen de organisatie. Met een groep betrokken ambtenaren ging Zet aan de slag om hun kennis en kunde binnen de nieuwe gemeentelijke structuur in te bedden en verspreiden. In de ontwerpfase vroegen we hen vier uiteenlopende scenario’s te presenteren en verdedigen, variërend van een loketfunctie voor initiatieven tot een creatieteam. Door de voors en tegens te combineren in een nieuw voorstel werden de contouren van het ontwikkelteam steeds duidelijker.

HET ONTWIKKELTEAM

Naast de frisdenkers van het eerste uur zijn ook managers, een nieuw aangetrokken programmamanager participatie & kerngericht werken en twee gebiedsregisseurs onderdeel van het ontwikkelteam. De gebiedsregisseurs zijn voornamelijk actief in de kernen en hebben hun voelsprieten dus constant uit staan; ze kijken samen met de bewoners en andere samenwerkingspartners welke opgaven en initiatieven er spelen. Natuurlijk kunnen dit soort signalen ook via andere kanalen binnenkomen bij het ontwikkelteam. In het ontwikkelteam worden de opgaven en initiatieven geprioriteerd en wordt gekeken welke interne gelegenheidscoalitie nodig zijn om het vraagstuk, samen met ‘buiten’

verder te brengen. Het is niet de bedoeling dat het ontwikkelteam werk gaat overnemen van de afdelingen. De leden van het ontwikkelteam staan naast hun collega’s en hebben met name een stimulerende en coachende rol. Het ontwikkelteam is ook een plek waar kennis, kunde en handvatten worden samengebracht om dit vervolgens te delen met de bredere organisatie. Bovendien kan het ontwikkelteam ook een (kritisch meedenkende) rol hebben wanneer de gemeente de initiërende partij is en zoekt naar de juiste invulling van participatie van inwoners en partners bij het maken of realiseren van beleid(sdoelen).

De rol van ZET

PROCESBEGELEIDING

Onze procesbegeleiders namen de geleerde lessen uit het fusietraject mee in de ontwerpfase en lieten de betrokken ambtenaren zelf ontdekken wat de samenstelling en rol van het ontwikkelteam moest zijn.

Strategisch advies

In de rol van adviseur voerde Zet gesprekken met de directie en de teammanagers.

Sociaal resultaat

Het ontwikkelteam geeft de responsieve en kerngerichte manier van werken meer legitimiteit binnen de organisatie. De leden ervan zijn regelmatig op afdelingen aanwezig en sluiten aan bij lopende projecten. Zo leren andere medewerkers werkenderwijs schakelen op initiatieven en signalen vanuit de kernen en ontdekken ze dat ook dat een wezenlijk onderdeel is van hun werk. Met natuurlijk als onderliggende drijfveer dat je als gemeente op die manier meer kan betekenen voor de inwoners en de gemeenschappen van Altena. De opdracht aan het ontwikkelteam is van tijdelijke aard. Het uiteindelijke doel is dat het ontwikkelteam zichzelf overbodig maakt.